もともと、メールに添付できない大容量ファイルを社外パートナーと受け渡しする際、日本国内の多くの拠点では、自社開発したオンプレミスのファイル転送システムを利用していましたが、長きにわたって利用してきたことから、サーバーの老朽化が進み、メンテナンスを含めた今後の対応について検討する時期を迎えていました。

そこで、ハードウェアのメンテナンス、セキュリティリスクの高まり、グループ全体でのガバナンス強化に向けた海外拠点との利用システムの統一化といった複合的な課題を解決するために、SaaS型のファイル転送サービスへの変更を検討することになりました。検討にあたり必須条件としていたのは、海外拠点でも利用できるよう外国語に対応していること、グループ全体で利用しているユーザID管理システムおよびIdPとの連携機能があることでした。

クリプト便の料金体系も決め手の一つとなりました。多くのSaaS製品がユーザアカウント数ごとの課金体系であるのに対し、クリプト便は全体で送信したデータ量に応じた従量課金制です。当社の利用ケースとしては、メールに添付できない大容量ファイルの送信のみを想定していましたが、それだと必ず全員が使用するとは限りません。使用するかどうかわからない社員のアカウント登録ごとに利用費が発生すると、実際の利用の有無にかかわらず全体では膨大なコストになってしまいます。だからと言って、利用の度に申請～承認作業およびユーザの登録作業をするのも非効率的です。しかし、クリプト便ならユーザの事前登録に特別なコストは発生しませんので、予め自動でユーザ登録しておけて、社員が使用したい時には“申請作業不要ですぐ利用できる”状態を、低コストで実現できるという点も大きなポイントでした。

通常、新たなシステムを社内に導入・展開する際には、ユーザ向けにしっかりとした説明資料を作成し、社内講習会を実施することもあります。しかし、クリプト便はメールソフトを使う感覚で直感的に迷わず使うことができるUIで、操作に関するヘルプやチュートリアルも用意されているため、非常にわかりやすく、当社側での事前準備は必要最低限に抑えることができました。利用ポリシーや簡単な使い方を説明する資料だけ作成して、国内外へ展開しましたが、導入後に発生したユーザからの問い合わせは、わずか10件程度でした。プロダクト選定時に重要視していたユーザID連携やセキュリティ面などのポイントはクリアしながら、導入～運用にかかる負担は、私たちの想定よりも大幅に軽減することができています。

現在はクリプト便で、2,500グループほどの組織を、人事情報と連携させて設定しています。ユーザの情報はAPI自動連携しているものの、これまでは組織情報（上長設定など）の取り込みにはRPAを使う必要がありました。しかし、直近のクリプト便のアップデートにより、組織情報とのAPI連携も可能になったそうですので、今後の組織変更時などに活用できるか検討し、より効率的な運用を実現していきたいと考えています。