導入の背景

メールの不確実さが抱かせた危機感

「最高の品質こそ最大のサービス」を社是に掲げ、世界一の筆記具メーカーを目指す三菱鉛筆。さらなる業務効率化を目指す同社は、需要が多い筆記具のデザイン入れ業務のワークフローを改善しました。イラストや写真、オリジナルロゴなどのデザイン入れ業務を流通工程のひとつに組み入れています。

筆記具にプリントするデザインは加工部門とやりとりしながら製作していきます。デザインのイメージ作りから、色付け、バランス調整など、完成までには数度のやりとりが担当者同士で必要です。これまで同社はデザイン・データをメールの添付ファイルとしてやりとりすることが多かったですが、メールでは相手に確実に届いたか確認できない不安がありました。また、商用のデザインであるため、外部への情報流出も懸念されました。

現場からは情報システム部に対して何とかしてほしいという要望の声が上がりました。「情報システム部としてもセキュリティ意識の高まりを受けて、従来のメールでのやりとりに危機感を抱いていました」。情報システム部 本社グループ 課長代理の坂本浩氏はそう振り返ります。

そんな時に提案を受けたのが、NRIセキュアテクノロジーズのセキュアファイル交換サービス「クリプト便」です。大容量のファイルを安全かつ確実に送受信できる上、新たなシステム開発の必要もなく、比較的安価に利用できます。坂本氏は「提案を受けた後は、すんなりと導入が決まりました」と打ち明けます。

導入の効果

安全かつ確実で、業務のスピードアップも実現

こうして、デザイン製作などを担当する物流部門でクリプト便の利用を開始しました。「デザイン入れでは納期が決まっているため、確実に送受信できる仕組みを求めていました。クリプト便は信頼性の高いシステムで確実に送受信できるので安心です。またWebブラウザベースなので操作も簡単です」。デザイン製作に携わる物流統括部付 係長の木村照太郎氏はそう話します。

昨今はデザイン・データが大容量化しており、複雑なデザインになるとサイズは数10MBから100MBを超えるものまであります。クリプト便の導入前は、メールでやりとりできない大容量のファイルをMOにコピーし郵送でやりとりしていたが、これだけの量になると手間もコストも無視できないものになります。しかも、データを送り、修正を加えて戻ってくるまでに数日必要なことがありました。ところがクリプト便なら、作成したデータをすぐにその場で送ることができます。木村氏は「数日かかっていた工程が今では1日で完了します」と満足気です。

今、様々な業界でワークフローの見直しが進んでおり、高い品質を維持したまま業務の効率化が求められています。業務のスピードアップは競争力強化の大きな要素となるだけに、その効果は計り知れません。「これまでと同じ品質の作業をよりスピーディに行えるのは大きなアピールポイントです。納期をしっかり守れるようになり、やりとりを行う加工部門との信頼関係強化にも役立ちます。今では日常業務に欠かせない不可欠のツールになりました」（木村氏）。

今後の展望

クリプト便の実績が評価され、他部門へ利用拡大

物流部門と営業部門の導入から始まったクリプト便は、現在、そのほかの部門からも試しに使わせてほしいという要望が多く、使用後の評価も高いという。大容量のファイルを安全かつ確実にやりとりしたいという高いニーズの表れと言えます。坂本氏は「情報システム部としては、各部門からファイル交換サービスの要望があれば、これまでの実績からクリプト便を紹介しています」と話します。

※本文中の組織名、職名、概要図は公開当時のものです。（2005年）