法人向けファイル転送サービス、有料/無料、どちらを選ぶ? オンラインストレージとの違いは?

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ファイル転送サービス選びにお悩みの法人担当者が多いようです。様々な法人向けサービスが提供されている上、巷には無料で使える個人向けサービスもあふれています。また、「ファイルの受け渡しなら、オンラインストレージなどの共有サービスで事足りる」という意見も目立ちます。

では、一体どれを使うのが正解なのでしょうか。本記事では、ファイル転送サービス選びでお困りの法人管理者のために、今さら聞けない基礎知識からおすすめサービスまで、詳しく解説します。

そもそも、無料サービスを使うのはアリなのか? 

「無料で使える個人向けサービスがあるのに、わざわざ有料の法人向けサービスを選ぶ意味はあるのだろか?」という疑問をお持ちの方のために、まずは無料サービスを選ぶリスクについて簡単に整理してみましょう。

【リスク1】企業としての信頼性の低下

どんなITサービスを採用するかは、その企業のセキュリティ意識の現われです。特に、取引先を含めて対外的に利用しているサービスについては、常にセキュリティ意識が問われていることを自覚するべきです。たとえファイルが機密情報でなくとも、いくつものバナー広告が表示される無料サービスでのやり取りには注意をしたほうがよいでしょう。

【リスク2】サービス品質・サポートに期待できない

ITサービスの品質は、実は目に見えにくいということを肝に銘じておいてください。一見、同じように見えるサービスでも、背後にあるのが数々のセキュリティ施策に守られた堅牢なデータセンターなのか?そうではないのか?ただ利用する立場からでは見えにくいものです。

そのサービスの「無料」は、何によって成り立っているのか?を考えた時、目に見えない部分の品質は期待できないかもしれません。また、無料サービスを利用して万が一の事態に直面したとして、丁寧なサポートは期待できないでしょう。それが無料サービスの「あたり前」です。

【リスク3】誰でも簡単に登録、だから統制が効かない

フリーメールのアドレスでセルフサインアップできる個人向けサービスは、シャドーITに直結するリスクがあります。これらは自社契約のテナントではありませんから、当然、自社のセキュリティポリシーに則った設計/設定のもとで、従業員にサービスを利用させることができません。誰でも使えて便利な反面、管理者による統制が効かないというデメリットがあるのです。

管理者として社員に利用させるサービスを選ぶなら、組織の観点を持ちましょう。「誰が」「いつ」「どこに」「何を」送ったのかが把握できないようでは、これからのビジネスには対応できません。

Free Service Risk

 

「ファイル転送」と「ファイル共有」の違いがわからない

 

次に、オンラインストレージなどのサービスで提供されるファイル共有との違いを明らかにしていきましょう。2つは明確に用途の違うものですが、「できること」が似ているために混同されやすいのです。そして、「ファイルが相手方に渡せるのだから、どちらでも同じ」といった、誤った認識につながっています。

 

ファイル共有サービス

OneDriveやDropboxBox(※1)などに代表されるファイル共有機能を備えた法人向けオンラインストレージは、主に「貯蔵」「共有」といった観点で設計されていて、あくまでその名のとおり「貯蔵」「共有」のための「ストレージ」であることを認識しましょう。「ストレージ」があれば、そこには必然的に情報が集積してきます。そして、一度サーバーにアップロードされたデータは、取り下げない限りオンライン上に存在し続け、アクセスできれば再度ダウンロードしたり、権限によっては更新することもできてしまいます。

また、共有やコラボレーションを主な目的として設計されたサービスは、アクセスのしやすさなど利便性が重視されている分、セキュリティがトレードオフになるという側面も否定できません。操作ミスや悪意によるオンラインストレージからの情報漏えいの影響は、ほかのクラウドサービスと比較すると高くなる傾向があります。

※1 Boxは法人向けオンラインストレージとしての機能を持ちますが、サービス思想としては次世代のビジネスデジタル化を支えるコンテンツプラットフォームであり、製品カテゴリーが異なります。

ファイル転送サービス

一方でファイル転送サービスは、確実な送受信のみを機能としているものが大半です。こちらはいわば、オンライン上に用意された安全な場を介して、データのやり取りを行うものです。貯蔵を目的に設計されたサービスではありませんので、授受されたデータは一定期間後に抹消され、そこからデータが漏えいする危険性は極めて低くなります。

ファイル転送サービスは確実な送受信にニーズがあるため、製品が高い自由度を備えていることよりも、宛先やファイルのミス、不正を防止するための厳格なアクセスコントロール、承認機能などを備えていることが評価のポイントです。

ならば、ファイル転送サービスを選ぶべき?

法人向けの用途として適しているのは、上記のうちどちらでしょうか?結論から言えば、どちらも正解です。つまり、どちらか1つを選ばなくていいのです。

ここでのポイントは、「扱うファイルの機密度は、どのレベルなのか」「どんな業務で利用するのか」によって、使い分けるということです。

例えば、すでに世間へ公表済みのデータ、または、より多くの人に広く配布したいデータなどを堅牢に保護する必要はありません。一方、ファイルに一定の機密性はあるものの、社内外の複数人のメンバーと中長期的に共有し、効率的にファイルをやり取りするべき業務もあります。このようにセキュリティよりも利便性が重視されるような場合には、ファイル共有サービスが適しているでしょう。

一方で、法律や業界ガイドラインなどによりセキュリティ対策が課せられている金融業界や医療業界では、セキュリティは最も重視すべき部分です。また、そのほかの業界でも、企業機密やマイナンバーといったセンシティブなデータのやり取りにおいては、セキュリティを無視することはできません。このように効率的に利用することよりも、機密性の高いファイルを確実に送受信することを優先する場合には、ファイル転送サービスが適しているでしょう。

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金融業界からの大きな支持。法人向けファイル転送サービス「クリプト便」

数々の法人に選ばれ続ける、高信頼のサービス

ユーザー間ファイル転送市場でシェアNo.1(※2)を獲得したサービスが「クリプト便」です。高シェアであるだけでなく、その業界別内訳で50%を超える顧客が金融関連(※3)となっています。同業界からの高い支持は、クリプト便が機密情報の取り扱いに適しているサービスであることの裏付けでしょう。

2 株式会社アイ・ティ・アール「ITR Market View:ファイル転送/EDI市場2019」 ユーザー間ファイル転送市場:ベンダー別売上金額シェア
3 NRIセキュアテクノロジーズ株式会社「導入実績 業種内訳(20185月)」

また、株式会社アイ・エス・レーティングによる「情報セキュリティ格付け」において、クラウド(ASP/SaaS)サービスとしては2011年当時として初めて、国内最高のセキュリティ格付けAAAisを取得しています。

サービス品質とサポートに強み

「クリプト便」は、導入支援やサポートにも強みのあるサービスです。単純に相手へデータを届けるだけでなく、サービスを利用企業になじませるための業務設計をし、ルール作りも支援しています。導入アドバイスはもちろん、システム連携などの送受信自動化オプション(オートパイロット)実装などのフェーズでは、必要に応じてエンジニアがアドバイスします。

上長や第三者による承認機能で安全性を向上

オプションで、上長や第三者による承認機能を追加することが可能です。承認が完了するまでは送信が保留される「事前承認」と、送信直後に承認者へ送信内容が通知され、承認者が確認(承認/却下)できる「事後承認」の2つの承認ポリシーが用意されています。

また、承認者は1人だけでなく、複数(グループ)などで多段的に設定できるほか、強制承認、承認者のスキップといった柔軟なルート設定も可能です。

 

パンフレット

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