クリプト便の基本機能では、ファイルの転送(指定した相手とファイルを送受信)により、相手とファイルの受け渡しを行います。

しかし、プロジェクト内でのドキュメントの共有や業務フローに沿ったファイルの受け渡しなど、頻繁なファイルのやり取りが必要なケースでは、ファイル転送では労力がかかります。

そのため、より効率的にファイルの交換ができるよう、ファイル共有(グループ内のユーザーがアクセス可能な"ボックス"内でファイルをシェア)の機能をクリプト便にご用意いたしました。

ファイル共有オプションの特長

特長1 ファイル送信・共有の統合的な運用

ファイルの送信と共有の双方を、クリプト便サービスの中で実行できるため、ユーザー管理や監査業務への対応などにおいて、統合的な運用が可能となります。

特長2 不要なファイルはクラウド上に残さない仕組み

本オプションでは、ファイルを格納するフォルダの階層を無くし、検索を主体とするシンプルなファイル管理としました。さらに、一定期間使われていないファイルを自動的にゴミ箱に移動する「ファイル棚卸支援機能」※を搭載することで、不要なファイルがクラウド上に残り続けないための仕組みを提供し、情報漏えいリスクを低減させます。

※:サーバー上に格納されたファイルのうち、一定日数使われていないファイルを自動的にゴミ箱に移動する機能。今後追加の予定。

特長3 3つの用途に分けて、アクセス権限をあらかじめ設定

ユーザー間で電子ファイルを共有する用途を、「コラボレーション」「掲示」「回収」の3つに分類し、ユーザーのアクセス権限を用途ごとにあらかじめ設定しておくことで、設定漏れや用途を逸脱した権限の設定を防ぎ、意図しないファイル共有が生じないように、システム面から制限します。

ファイル共有ボックス3種.png

特長4 承認機能によるアップロードミスや情報持ち出しの防止

ユーザーが電子ファイルをアップロードして特定のメンバーと共有する前に、権限を持つ承認者がファイルの内容を確認できます。「コラボレーション」「提示」のボックスを使ってファイルを共有する場合に、この機能が利用できます。承認されたファイルのみが対象メンバーに公開され、却下されたファイルについては、他のメンバーが閲覧・取得することはできません。

  • <ファイル共有に関連して、承認機能が有効性を発揮する場面の例>
  • ・A社向けのフォルダに、B社向けのファイルを誤ってアップロードすることを阻止
  • ・特定者以外の閲覧が禁止されている顧客リストを、担当者が知らずに関係者と共有してしまうことを防止
  • ・悪意を持って、他社に情報漏洩する目的で機密ファイルをアップロードすることを回避

なお、承認機能のご利用には別途「承認機能オプション」のご契約が必要です(ファイル送受信とファイル共有オプションに共通で利用可能)。

パンフレット

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