契約書管理でお困りの方へ

契約書は取引の成立や内容を証明するために重要な文書です。
顧客との取引にあたり、契約締結有無、有効期限切れ等の確認のため利用する機会が多く、紙の状態での管理でなく契約書を電子化し文書管理することで効率的に利用することが可能です。
しかし単なる電子化・文書管理では、紙管理の利便性が損なわれたり、セキュリティリスクが高まる危険性があります。
そこで今回は契約書管理の現状と課題の代表例を挙げながら、 Contents EXpert / Digital Document による最適な管理方法を紹介します。

紙で契約書管理

紙のまま契約書を管理した場合、課題の代表例は以下の3点です

1.情報共有

原本がその場になければ閲覧できない

誰かが閲覧していれば利用終了まで待たなければなりません。
更には、持ち出し閲覧されており、閲覧終了後も原本を占有されてしまっていてはいつまで経っても閲覧することができません。

離れた拠点の場合、出張または原本郵送してもらわなければならない

契約書確認の為に出張すればコスト(交通費、人件費)も発生します。
別途郵送やFAX送付の場合も原本準備の手間が発生します。

2.検索

顧客、案件、契約形態、関連書類など各種分類から目的の契約書を探さなければならない

全ての文書から探すには時間がかかります。
また、原本の本社管理が徹底されておらず、担当者個別に保有しているものがある場合、所在を担当者に問い合わせなければなりません。(不在の場合は更に時間を要します)

幾つかの契約書を同時に参照したい場合、何度も探さなければならない

異なる顧客、案件の契約書の場合、管理されているキャビネットやフロアなど場所が異なる事もあります。契約書を集める為だけに社内を何度も動き回らなければなりません。

3.原本管理

紙の劣化(汚損、破損)は避けられない

人が日々手に取る事で、原本に汚れの付着、誤って破ってしまうことも有り得ます。劣化を防ぐ為に原本にカバーをかけるなどは手間を考えると現実的ではありません。

持ち出し参照の場合、原本紛失の恐れがある

物理的持ち出しを許可すると必ずリスクが発生します。別の資料に挟み込み、誤って社外に提示してしまっては大問題です。

文書管理システムの導入

紙の契約書を電子化し、サーバ管理することで

1.情報共有

いつでもどこでもそれぞれのPCから契約書文書を閲覧可能離れた拠点同士で同じ文書を閲覧することもでき、遠隔地間でコミュニケーションをとることもできるようになります。

2.検索

文書番号、キーワードなどですぐに必要な契約書を検索可能名称の一部しか覚えていないあいまいなキーワードでも該当文書を検索することができます。
担当者不在時でも関連する文書を全て揃えることも可能です。

3.原本管理

原本スキャン(電子化)データを参照で、状態維持が可能原本は倉庫など保存状態の整った環境へ格納・保存でき、紛失・劣化リスクは大幅に低減できます。
PCで電子データ閲覧なので他の紙書類との混在も発生しません。

ただ......

文書管理システムの課題

契約書を電子化するがゆえに発生する課題もあります。

1.紙の利便性

紙の場合、確認しやすいように契約書および稟議書など関連する文書類を1冊のバインダにまとめたり、各書類のヘッダへインデックスを付けてたりして契約に関する情報が一目でわかるように管理できます(追加資料の差込も容易です)。また、付箋・マーカなどで別途書類に補足事項を追記することも可能です。
一方、電子化された文書ファイルの場合は、参照に一つ一つファイルを開かなければならず、イメージファイルへはコメントを追加することはできません。

2.情報漏えい

契約書の電子ファイルをPCから閲覧できる事で、ファイルのダウンロード・添付メール送信、ファイルの印刷・配布などが可能になり新たな情報漏えいのリスクが発生します。(Office、PDFファイルは表示の際(個別アプリでの起動の為)ファイルを端末へ一時ダウンロードしなければならない)

Contents EXpert Digital Document なら

独自のセキュアバインダで、電子化のメリットと紙のメリット両面を活かした管理が可能です。

関連する複数の契約書をバインダ化し一括利用可能

複数の電子化ファイルをブラウザ一画面にまとめて表示できます。案件毎の「基本契約書」、「個別契約書」、「契約書別紙」、「添付資料」、「社内稟議書」、「変更覚書」など複数のファイルをまとめて管理する事で、紙のバインダファイルと同じ感覚で、タブをめくって関連文書の閲覧ができ、いつ、どのような経緯で、どのような契約を締結したかを一画面で確認できます。(ページサーブ機能(特許取得済み)によりストレスのないページ切り替えが可能です。)

コメント、マーカ追記可能

イメージファイル上へコメント追記、マーキングが可能です。引継ぎ事項、当時口頭で説明された内容など補足事項をファイル上に残す事ができます。

参照可能でかつ印刷・文書ファイルのダウンロードの制限可能

独自のViewer(WEB)参照により、バインダ形式の参照はそのままで印刷・ダウンロード機能の制限が可能です。

外出の多い営業担当は契約文書の閲覧は可能だが、印刷、ダウンロードを禁止するなど、利便性とセキュリティ両面を確保する事ができます。また、印刷、ダウンロードの権限設定はバインダ毎で可能です。(いつ、誰がどのバインダに対して印刷やダウンロードの操作を行ったかは監査ログとして記録可能です)

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Contents EXpert Digital Document 機能一覧

Contents EXpert / Digital Documentはその他契約書管理システムに必要な機能を用意しております。

機能概要
認証 ユーザ認証、パスワード変更、パスワードポリシーの設定、認証エラー回数によるアカウントロック機能
アクセス制御 機能のアクセス制御、文書に対する操作のアクセス制御、フォルダに対する操作のアクセス制御
文書検索 文書名検索、文書属性検索、全文検索、バインダ形式ファイル検索、フォルダ名(V1.1新機能)
文書操作 文書登録、文書表示・ダウンロード・印刷、文書編集、チェックアウト、チェックイン、文書移動、文書コピー、URL表示、ショートカット作成、期日管理、文書廃止、文書削除、ページ出力、複合機、スキャナ連携
フォルダ管理 フォルダ登録・更新・削除・移動
文書分類管理 文書分類登録・変更・削除、選択型属性定義
ユーザ管理 ユーザの登録・更新・削除、グループの登録・更新・削除、ランクの登録・更新・削除
監査証跡管理 操作情報の記録、監査証跡情報の検索・表示、監査証跡情報のエクスポート、統計情報の検索・表示、統計情報のエクスポート
管理機能 メール通知、通知設定、監査証跡取得設定、利用状況集計
導入支援 インストーラ、文書の一括登録、文書の一括削除、グループのインポート、ユーザのインポート

Contents EXpert Digital Document 導入実績

Contents EXpert / Digital Documentは文書取り扱いセキュリティレベルの高い金融機関をはじめさまざまな業種、業務でご利用いただいております。

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