導入事例

デジタルコンテンツ管理ソリューション Contents EXpert 導入事例株式会社野村総合研究所 様

10,000名分の人事書類管理で、年間1,000万円のコストを削減しました

株式会社野村総合研究所 人事部 田口和之氏に、NRIセキュアの「ContentsEXpert / Digital Document(以下、ContEX / DD)」を導入した経緯とその評価について詳しく聞きました。

株式会社野村総合研究所
人事部
田口 和之 氏

ContEX/DDをどういう業務シーンでどのように活用していますか?

現在ContEX/DDを使った業務内容は次のとおりです。

対象業 人事書類の管理
管理対象書類書類名 採用・入社、退職、出産育児、介護、雇用契約、出向契約、業務時間、年末調整、海外赴任、国内単身赴任、振込依頼書、住民税、通勤定期に関する書類
枚数 約200,000枚
対象社員数 約10,000名(退職者含む)
システムのユーザ数 人事部員の約20名

まず、紙の原本を複合機でスキャンし、PDFに変換してContEX/DDに登録します。対象の書類は、採用・入社、退職、出向契約、年末調整といった人事業務の全般にわたっています。スキャン後に原本は倉庫業者に送り、廃棄期限まで保管します。
電子化・登録が完了すれば、あとは書類の閲覧が必要になったときに社員番号あるいは書類名で検索し、画面で閲覧できます。システムは毎日利用しています。

書類管理の改善に着手した目的は何ですか?

一番の目的は、書類の保管庫の廃止でした。毎年の社員数増加で保管庫スペースが拡大、加えて当社はオフィスの移転が比較的多く、毎回の書類の引越作業も大変でした。
また、電子化することで各自の自席から書類を閲覧できるようにする、セキュリティの観点から書類ごとにアクセス権限を設定するという目的もありました。特に後者は、従来は社員単位で紙のバインダーを作って人事書類をファイリングしていたため、人事部員がバインダーを取り出した際、本来閲覧する必要のない別の書類も閲覧できてしまう問題がありました。

野村総合研究所 人事業務におけるContEX / DDの利用イメージ

新たに導入するシステムに求めた要件を教えてください。

導入にあたっては、検討の結果、以下の2点の要件を満足できるContEX/DDの導入を決めました。

  1. (1)書類の保管庫の廃止を含めて、導入前よりコストが下がること
  2. (2)アクセス権限設定等の日々のシステム運用に手間がかからないこと

(1)については、まず保管庫の廃止で年間1,000万円超のコストが削減されました。書類の電子化で、ほとんどの保管スペースが不要になった結果です。また紙の劣化で読めなくなる心配もなくなりました。さらに、万が一保管庫が火事になった場合は業務が継続できなくなる懸念も、電子ファイルによるバックアップで解消されました。
効果を金額に換算するのは難しいですが、人事部員の日々の書類探索時間も、かなり短縮されました。これまで保管庫を利用する際には、鍵の借り出し・返却や書類の出し入れなどを、1日に何度も繰り返していたのが不要になったためです。以前であれば担当者は上司に「書類を取ってきて」と言われていましたが、今は上司が自ら自席で検索するようになりました。また以前の紙の書類だと、特定の人事部員しか保管場所を知らなかった書類でも、ContEX / DDなら自席から検索できるメリットもあります。こうした効率化のおかげで、社員数・書類数共に増加していながら、人事部員は増員することなく業務を回せています。

(2)については、ContEX /DDでは書類ごと、ユーザごとにアクセス権限を設定することができるので、導入時にしっかり設定してしまえば、日々の運用にはほとんど手間がかかりません。
これまで2年に1回のプライバシーマークの外部審査では、人事部は個人情報を扱うため、書類保管庫の出入り権限や施錠などを入念に確認されました。それがContEX/DD導入後は、システムによる適切なアクセス制御を行っている事実だけを伝えれば済みます。また書類データへのアクセスログも自動的に取得できるため、「どの人事部員がどの社員の書類を閲覧・使用したか」も把握できるようになりました。

ContEX / DDを実際に使ってみて、当初の想定より良かった点があればお聞かせください。

書類をContEX/DDに登録してみた結果、紙と同様の見た目・操作性で、インデックスの取り込みや付け足しも自由にできることがわかりました。
また、「バインダー形式の書類の電子化」のデモを部内で実施したところ、見た人は一目瞭然、すぐに良さを理解してもらえました。これがきっかけとなり、電子化が現場レベルにどんどん広がっていきました。この結果、複数の課で閲覧する書類なども、システム上で双方同時に閲覧することができるようになりました。
年末調整の書類については、毎年ごく一部しか変更がなく、紙上のチェックでは逆にその変更箇所に気づきにくかったのですが、今は前年分と当年分の比較を画面上で簡単にできるようになりました。
また、ContEX/DDでは、電子化対象の書類を追加するのも簡単です。新たに退職金関連の書類の電子化を開始するのですが、人事部内にもノウハウが蓄積されてきて、特に問題なく進めていくことができます。
NRIセキュアに関しては、パッケージ製品にありがちな杓子定規な対応ではなく、毎年の機能追加の要望にもその都度柔軟に対応してもらえ、フットワークがいいという印象を持っています。

現在、書類管理の改善を検討している企業に対して、「先輩ユーザとしてのアドバイス」があればお聞かせください。

まず、ContEX /DDそのものの操作は難しくありません。そのうえで、電子化するものとしないものを区別するのが1つ目のポイントです。最初から全部電子化するのは大変です。そもそも、電子化に向いているものと向いていないものがあります。たとえば、紙の書類を受け取っても、すぐに外部にその原本を提出するものなどはあまり電子化に向いていません。
2つ目のポイントは、電子化した書類を格納するフォルダ構成や名称を最初にきちんと設定することです。とても悩みましたが、最初にしっかり考えておかないと、あとでうまく使えなくなってしまいます。この検討のときには、NRIセキュアから、「こういうこともできます、こういうふうにした方が使いやすいですよ」というアドバイスを随時もらえて助かりました。この設定のおかげで、フォルダ構成や名称は実は導入時からまったく変更していないのですが、今でも引き続き使いやすい状態にあります。

NRIセキュアへの今後の期待をお聞かせください。

野村総合研究所の人事部としては、今後も社員数の増加が見込まれるなかで、業務のさらなる改善に取り組んでいきます。たとえば、今後、有効期限がある書類については、期限が切れた場合にそれが有効でないことの把握と、その継続があるか否かを社員本人に確認する運用を開始したいと考えています。
これについては、まだ利用していない有効期限の機能で実現できそうです。この他にも、NRIセキュアには随時相談していきますので、引き続き、的確なアドバイスとフットワークの良さでサポートしていただくことを期待します。

会社概要

株式会社野村総合研究所

コンサルティング、金融IT ソリューション、産業ITソリューション、IT基盤サービスを提供する民間総合シンクタンク。連結売上高4,214億円(2016年3月期)、グループ従業員数10,757人(2016年3月末時点)
http://www.nri.com/jp/

※本文中の組織名、職名、概要図は公開当時のものです。(2017年)