導入事例

デジタルコンテンツ管理ソリューション Contents EXpert 導入事例株式会社JECC 様

「契約書類100万枚の電子化で、キャビネット100本超を廃止し、書類探索時間を20%削減しました」

株式会社JECCの関係者の方に、NRIセキュアの「Contents EXpert / Digital Document(以下、ContEX / DD)」を導入した経緯とその評価について詳しく聞きました。

ContEX/DD をどういう業務シーンでどのように活用していますか?

現在ContEX/DDを使った業務内容は次のとおりです。

対象業 契約書類の管理
管理対象書類書類名 取引成立等の法的な根拠となる、契約書、覚書、注文書、注文請書 等
枚数 約100万枚
システムのユーザ数 約270名

契約書類の管理業務は、まず契約書類をContEX / DDに登録することから始まります。全国の各拠点では、契約書類のコピーをとったうえで本社に原本を送付します。本社では、月次作業として、送られてきたものの中から電子化対象となる契約書類を仕分けし、マイクロフィルムで撮影、画像データに変換した後、システムに登録します。原本は遠方の倉庫、マイクロフィルムは遠方の別の倉庫にそれぞれ送付します。その後、各拠点のコピーは廃棄します。

営業担当はContEX / DDを常に立ち上げていて、顧客から契約内容や請求金額についての問い合わせがあればシステムを閲覧して対応します。

また、営業基幹システムと突合することにより、計上案件について締結した契約書の現物があるかをチェックしており、営業部門に対する業務牽制にもContEX / DD を活用しています。

株式会社JECC
リスク対策室 副主幹
田光 始 氏

以前はどのような課題がありましたか?

ContEX / DD導入前は、契約書類の保管スペースがすでに満杯でした。本社では100本超ものキャビネットに契約書類が保管されていて、広さにして200平米超ものスペースがそれらに使われていました。くわえて、以前は各拠点でもずっとコピーを保管していたため、各拠点にも2~3本のキャビネットがありました。

また、営業担当は顧客から契約に関する問い合わせがあったときに迅速に回答できるように、一連の事務処理が終了するまでは契約書類を自席に置いたままにしていました。契約書類は主となる営業担当だけではなく、サポートの営業事務スタッフや請求担当も閲覧します。さらに、以前の紙のバインダーは顧客名の五十音順になっていたため、ある頭文字のバインダーを持ってくると、必然的に他の営業担当の顧客のものも含まれていました。これはセキュリティ面でも問題でしたが、このように、契約書類はキャビネットにあるのか、営業担当の自席にあるのか、あるいはまた別のところにあるのか所在が非常にわかりにくく、探すのに多大な時間がかかっているのが大きな課題でした。契約書類紛失の懸念があったのも事実です。

一方、契約書類は原本のみでバックアップがなかったため、火災や水漏れが発生した場合、契約書類が焼失・汚濁するリスクもありました。

株式会社JECC
技術調査室 調査役
矢野 義将 氏
ContEX / DD の利用イメージ

候補となるシステムの選定にあたり、どのような基準で評価しましたか?

これらの課題を解決できそうな製品をインターネットでピックアップし、数社に対してRFPを提示しました。次の3点を基準として評価した結果、これらに対応できるContEX / DDを導入することに決めました。

  1. (1)機能面:紙のバインダーのインデックス含め、従来の保管体系の階層構造をそのまま取り込めるとともに、キーワード検索もできること
  2. (2)費用面:システムの導入費用に見合うだけの費用対効果があること
  3. (3)導入面:契約書類の電子化等の業に十分なサポートがあること

紙から電子媒体での管理にスムーズに業務移行するために、従来の業務をそのまま踏襲できることを重視しました。ContEX / DDは、ファイリング時の階層構造が固定的なものではなく、柔軟に設定できる点は大きなポイントでした。顧客に合わせて特殊な保管体系を採用しているごく一部の部署でも、無理なく登録することができました。従来の紙の契約書類と違和感のない見た目・操作性でインデックスもそのまま取り込むことができたため、導入前は不安視する声が多かったのですが、導入後は、そのような声はほとんどありませんでした。階層構造に沿った検索以外に、ContEX / DDでは、検索のキー項目となる属性情報を自由に設定できます。契約の件名、顧客名、契約番号、金額、期間等約20項目の属性情報を設定していて、実際に、各営業担当は主に件名、顧客名、契約番号で契約書類を検索しています。

システムを導入すると、イニシャルの導入費用以外に、ランニングとして月次の電子化費用と倉庫費用が発生します。これらの合計額に対し、保管スペースの賃借料の節約分に加えて、どれだけ業務効率を向上できるのかがポイントでした。導入後に実際に契約書類の探索時間を測定してみたところ、自席で閲覧可能、他人が閲覧中でも同時閲覧可能、となったことで、探索時間を20%も削減することができました。

導入時には85万枚という膨大な量の電子化が必要で、相当な作業量になると予想していました。
そのため、ハードやソフトは売るけど「あとはユーザ側の自助努力で」と言う会社は、選定対象外でした。複合機等へのスキャン時には、当社メンバーが立ち会わなくても対応できることを求めました。導入実績を積み上げていれば移行も必ず経験しているはずだし、製品の見た目やパンフレットの情報だけでなく、導入も含めて、その会社がその製品を最後までしっかりサポートしてくれるのかを見ていたのです。NRIセキュアは、移行作業の要員として、イメージ情報処理に強い専門家の常駐を提案しました。実際に約20名のメンバーが常駐して、仕分け含め約1年に及ぶ移行を完了させることができました。

ContEX / DD を導入してわかった良い点があればお聞かせください。

当社におけるセキュリティ上重要な情報は、契約情報であると各営業担当にも認識されています。
契約情報は、システムの導入により、原本は遠方の安全な倉庫に保管、マイクロフィルムは遠方のまた別の安全な倉庫に保管、さらに電子化情報はContEX / DDのシステムに保管、と合わせて3重で持つことになり、災害時の業務継続性が大きく向上しました。単に外部倉庫に保管するだけだといざ契約書類が必要になったときに取り寄せなければならないですが、ContEX / DDで自席からいつでも簡単に閲覧することができます。また、ContEX /DDでは、営業部門+特定部門のみ閲覧可、管理職のみ印刷可、といった契約書類の閲覧・印刷権限を設定しているのにくわえ、「誰が、いつ、どこを、何ページ印刷したか」といったログも自動で取得されています。

現在、顧客から当社に対して、ISMSやプライバシーマークの認証書の提出要請がそれぞれ年間100件以上もあります。システムの導入がない状態で、このレベルのセキュリティ管理体制を構築していたら、明らかにもっと多くの費用がかかっていたと思います。

現在、契約書類管理の改善を検討している企業に対して、「先輩ユーザとしてのアドバイス」があればお聞かせください。

ContEX /DDの使い方の点から言えば、約20項目設定している属性情報に対する検索を積極的に使うこと、実際の紙やバインダーを扱うような操作や閲覧ができるので書類閲覧画面上部のアイコンの内容を理解して使うことです。これによって、さらなる業務効率化がはかれると思います。

その他、改善プロジェクトそのものの推進という観点からは、今回のように関係者が多岐に渡る場合はトップダウンで進めることだと思います。当社では、営業部門のトップと総務部門のトップによるトップダウンでスタートしました。そのうえで、システム導入の必要性を社内に啓蒙していきました。

NRI セキュアへの今後の期待をお聞かせください。

顧客との契約締結にあたり、過去の契約書の条文を参考にしたいというニーズもあるので、今後は条文検索についても検討していきたいと思います。
またJECC としては、激変するITニーズにスピーディーに応えられるよう、今後もさらなる業務改善に取り組んでいきます。それにあたり、NRIセキュアには、現行の運用を滞りなく行っていただくとともに、さらに効率化などの改善も都度提案いただくことを期待しています。

会社概要

株式会社JECC

「ITとファイナンスを、プロデュース」する企業として、IT関連のハードウェア、ソフトウェア、サービス等のリースレンタル事業を展開。売上高2,312億円、従業員数366名(2015年度末)
https://www.jecc.com/

※本文中の組織名、職名、概要図は公開当時のものです。(2017年)